DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO- SOPORTES DOCUMENTALES-COMUNICACIONES OFICIALES –CORRESPONDENCIA.

INSTITUTO TÉCNICO ALEJANDRO GUTIÉRREZ CALDERÓN

TEMA. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO- SOPORTES DOCUMENTALES-COMUNICACIONES OFICIALES –CORRESPONDENCIA.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA.

GUÍA __________

QUÉ ES DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO? Es el registro de información generada, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios mediante su ciclo vital; y es producida por una persona, entidad en razón de sus actividades. Son unidades de información registradas, publicada o no publicada y gestionada como unidades discretas en sistemas de información.

ARCHIVO ELECTRÓNICO Y ARCHIVO FÍSICO: Documento electrónico es el que es susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un ordenador. ARCHIVO FÍSICO: es el conjunto de documentos elaborados por personas jurídicas, públicas o privadas en ejercicio de sus actividades al servicio dela investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

El documento electrónico de archivo tiene las mismas características que los documentos de archivo: unicidad, organicidad y valor probatorio.

CÓMO SE IDENTIFICA: El nombre permite la admón del archivo, la extensión indica el formato, tipo de datos que contiene y el programa que requiere la computadora para visualizarlo o editarlo.

USOS: Empresas, instituciones educativas, de salud, bibliotecas, transformando así los recursos impresos o grabados en documentos electrónicos.

-          Permite comunicar varias empresas entre sí por medio de la tecnología.

-          Distribuye fácilmente la documentación extensa.

-          Ordena en forma rápida los documentos.

-          Se utilizan y se mueven por internet.

-          Guarda documentación extensa.

-          Usa copia de seguridad.

TIPOS: - Impresos digitales: Es el procesamiento de un documento por medio de un escáner que originalmente se encuentra impreso y que luego serán procesados por un programa cuyo fin es transformar el código en forma de imagen a un código que electrónicamente representa letras y palabras. De esto resultará una copia digital del documento.

-          Digitales Para imprimir: Documento elaborado en forma directa en un medio electrónico en programas como Word con el objetivo de imprimirlo.

-          Digitales multimediáticos: Son documentos concebidos con el fin de ser consultados en una computadora.

SOPORTE DOCUMENTAL.

Es el medio en el cual se contiene la información, este varía según los materiales y la tecnología que se emplea, además de los archivos en papel encontramos archivos audio visuales, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

   CLASES DE SOPORTES: - Procedimientos textuales: manuscritos, son documentos hechos a mano.

                                                                                            Mecanografiados: con impresora láser.

-          Electrónicos e informáticos: contiene datos textuales y gráficos creados por el usuario en su computadora mediante un programa, el archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio o carpeta.

-          Iconográficos: son documento que contienen información escrita, pero están en otro soporte diferente al papel porque están hechos para oírse, verse y manipularse.

-          Audio visual: Discos, rollos de cinta fotográfica. Los soportes alojan imágenes en movimiento, sonidos.

COMUNICACIONES OFICIALES.

Es el proceso de comunicación entre dependencias de una entidad o entre organizaciones que generan como soporte una serie de documentos internos on externos.

CLASE DE COMUNICACIONES.

OFICIOS: es una comunicación oficial escrita que por su naturaleza es extensa y se utiliza para dar un mensaje, suministrar información, consultar o enviar una respuesta a otras entidades sobre asuntos relacionados con las actividades de su competencia.

ACTAS: documento en el que consta lo sucedido o tratado en una reunión.  Las actas se levantan en relación a las actividades de la junta directiva, de los consejos, de los comités o cualquier actividad administrativa que lo amerite.

INFORMES: Información que refleja el contenido de una investigación o de un trabajo, su propósito es informar.

RESOLUCIONES: Son actos administrativos de carácter general o particular expedidos de acuerdo con Las facultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser internos o externos.

FORMATOS. Son las características predestinadas de un texto.

COMUNICACIONES URGENTES: Las que transmiten órdenes, noticias o avisos en el menor tiempo posible.

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio público o privado que permite asegurar un hecho o acto.

CIRCULAR: Comunicación de carácter informativo o normativo con el mismo contenido dirigido a varios destinatarios.

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en que se establecen circunstancias que no requier solemnidad.

MEMORANDO: Comunicación de carácter interno destinada a transmitir información, orientar, solicitar, dar instrucciones a las dependencias o funcionarios para que agilicen la gestión administrativa.

CORRESPONDENCIA.

Es la carta o el conjunto de las mismas que consisten en un texto escrito a través del cual un individuo le comunica  a otro alguna cuestión o lo coloca al corriente de sus novedades.

CLASES.

PÚBLICAS: Contiene información general a través de los medios de comunicación (prensa, radio, tv, carteles o pancartas.)

PRIVADAS: Información de carácter particular, comercial u oficial.

COMERCIAL: Para agilizar las transacciones comerciales.

ACTIVIDADES.

1.       Elaborar un mapa conceptual del tema.

2.       Investigar. Para qué sirven los documentos electrónicos?

3.       Cómo se maneja un archivo electrónico?

4.       Cuáles son las características de los documentos electrónicos.

5.       Hacer un modelo y llenarlo de cada una de las siguientes clases de comunicaciones: - oficio – acta – informe –resolución – circular – memorando.

6.       Hacer el modelo de una carta comercial y ubicar sus partes.

7.       Hacer el modelo de una carta de solicitud, de reclamo y de recomendación.