INSTITUTO TÉCNICO
ALEJANDRO GUTIÉRREZ CALDERÓN
TEMA: CONCEPTO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA. GUÍA #_________
GESTIÓN DOCUMENTAL: Es la captura,
almacenamiento y recuperación de documentos para facilitar la tarea de
encontrar la información de la empresa. Los documentos son variados y pueden
llegar en papel electrónico.
Qué soluciona un sistema de
gestión documental? – Los documentos pueden estar en diferentes formatos
– El destino de los documentos puede ser de dptos distintos.
DOCUMENTO: Es todo objeto que
ofrece información o todo documento que sirve de prueba o información. Es todo
elemento de conocimiento o fuente de información registrada materialmente, susceptible
de ser utilizada consultada para consulta, estudio o prueba.
CLASES DE
DOCUMENTOS
PERSONALES: cartas, diarios,
discursos y ensayos. COMERCIALES. Acuerdos, informes, hojas de vida, leyes,
facturas, recibos, balances. JUDICIALES: juicios, demandas, causas. RELIGIOSOS.
Escritos papales, bulas, actas. MILITARES: minutas, autos.
DOCUMENTOS
SEGÚN SU VIGENCIA.
ADMINISTRATIVOS: Cuando es útil a
la Institución. HISTÓRICOS: Tiene valor permanente y cultural.
DOCUMENTOS
SEGÚN SU USO
DE GESTIÓN: De circulación
constante, sirve para dar soluciones. HISTÓRICOS: Documentos que asumen un
valor permanente.
ELEMENTOS
DE UN DOCUMENTO
SOPORTE: papel, cinta, disco. 2.
TÉCNICA: escritura, códigos, signos, dibujos. 3. ESTRUCTURA: componentes del
documento. 4. CONTENIDO: mensaje.
DOCUMENTOS
SEGÚN SU NATURALEZA
TEXTUALES: escritura sobre papel u
otro soporte. 2. CARTOGRÁFICOS: dibujos o mapas. 3. DE IMAGEN: imagen fija o
móvil (película o fotografía) 4. FONOGRÁFICOS: sonidos o C D.
DOCUMENTOS
SEGÚN SU ORIGEN
LA FUENTE: privada, pública o
privada. 2. PÚBLICAS: entidades oficiales del gobierno. 3. PRIVADAS: empresas
privadas ej. Cartas, facturas.
DOCUMENTOS
SEGÚN SU CONTENIDO
DISPOSITIVOS: se expresa la
voluntad de ser obedecida EJ decretos, leyes, resoluciones. 2. TESTIMONIALES.
Garantizan la verdad ej. Registro civil, escrituras públicas, propiedad de un
carro. 3. FACILITATIVOS: los que todas las Instituciones producen ej. Documentos
contables, hojas de vida, correspondencia. 4. INFORMATIVOS: informan sobre un
contenido ej. Cartas telegramas. 5. ESPECÍFICOS: los que produce cada
Institución.
DOCUMENTOS
SEGÚN SU FUNCIÓN COMERCIAL
CONTABLES: recibos de caja
facturas. 2. NO CONTABLES: cotizaciones, pedidos, órdenes den pago. 3. TÍTULOS
VALORES: cheques, pagarés, libranzas. 4. INFORMATIVOS. Estados de resultados.
ACTIVIDADES
1. Elabore un
mapa conceptual sobre el tema de la guía.
2. Elabore
diez preguntas tipo icfes con su respectiva respuesta.
3. Elabore un
mapa mental sobre el teman de la guía.
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